Как в авансовом огтчете отразить перечисление с корпоративной карты

Корпкарта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны

Как в авансовом огтчете отразить перечисление с корпоративной карты

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Запись вебинара доступна по ссылке и ждёт тех, кому удобнее смотреть.

Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник — списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

  • только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
  • вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
  • легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО — сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

  • делаете займ компании;
  • возвращаете средства;
  • вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Источник: https://knopka.com/blog/188/

Как оформить оплату расходов организации банковской картой

Как в авансовом огтчете отразить перечисление с корпоративной карты

Для удобства расчетов сотрудников организаций от лица предприятия банки предлагают руководителям и владельцам бизнеса надежный финансовый инструмент – корпоративную банковскую карту. Такая банковская карта привязана к расчетному счету предприятия.  Корпоративная банковская карта – мобильное средство для осуществления платежей лицами, которым эта карта выдана.

Наличие такой карты на предприятии позволит сделать более простыми и удобными расчеты сотрудников организации, например, в командировках. Ведь при расчетах картой, представителям компании нет необходимости расплачиваться наличными деньгами.

Все операции по карте отражаются в отчетах из банка и направляются на привязанный к карте телефон, чаще всего руководителя компании, и на электронную почту, например, главного бухгалтера.   Кроме оплат нужд сотрудников в командировках, с помощью карты могут быть оплачены покупки и услуги других коммерческих организаций в интересах предприятия – владельца карты.

  Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

Может ли директор оплачивать корпоративной картой свои личные покупки? Личные нужды даже директор должен оплачивать исключительно из своей заработной платы. Денежные средства, находящиеся на расчетном счете компании, принадлежат не директору, а организации.

  Поэтому, если все же денежные средства, потраченные с корпоративной банковской карты директором или другим сотрудником предприятия, не соответствуют профилю работы организации, они признаются личными нуждами сотрудника.

  Такие траты сотрудник или директор обязан возместить в кассу или написать заявление, в соответствии с ним данная сумма в полном размере будет удержана из зарплаты работника, должность которого не имеет никакого значения. При любых оплатах, совершенных посредством корпоративной банковской карты, сотрудникам надлежит сохранять все отчетные документы, подтверждающие оплату.

На основании предоставленных в бухгалтерию чеков, квитков, квитанций составляется авансовый отчет, который работник подписывает, а бухгалтер составляет необходимые проводки.

  Чтобы избежать лишних вопросов от проверяющих инспекторов, рекомендуется издать внутренний документ, регламентирующий права и обязанности сотрудников, использующих корпоративную банковскую карту в интересах компании.

  Следует четко прописать, как фиксируется выдача карты на руки сотрудникам, установить лимиты на расходование средств по той или иной статье затрат, а также порядок снятия денежных средств с карты.  Важно указать, что распоряжением руководителя предприятия не предусмотрена процедура приходовать снятые в банкомате денежные средства в кассе организации.

  В правилах отчетности не лишним будет указать, кто из сотрудников вправе получать карту и каким образом проходит в компании отчет о потраченных суммах, так как деньги на корпоративной банковской карте – это те же подотчётные денежные средства, которые могли бы быть получены работников в кассе организации наличными.   Преимущества расчетов с помощью корпоративной банковской карты вместо выдачи подотчетных сумм заключается в оперативности расчетов, по сравнению с другими безналичными перечислениями, и контроле операций по расходованию средств компании подотчетными лицами.  Кроме того, деньги на карте невозможно потерять, без кода злоумышленники не смогут воспользоваться финансами компании. 

С корпоративной картой уполномоченный сотрудник без труда оплатит бронь в гостинице, заплатит за топливо в поездке по служебной необходимости, оплатит товары, способствующие улучшению качества работы предприятия. А что, если работник оплатил расходы своей картой?

Оплата банковской картой сотрудника за организацию

Если сотрудник расплатился своей картой, он вправе рассчитывать на компенсацию затрат, если расходы были согласованы руководителем, и у сотрудника на руках все оправдательные документы, подтверждающие расходы.  Законодательство не запрещает использование личной банковской карты работником для осуществления платежей от лица компании.

Так как, если сотрудник оплачивает товары и услуги за свой счет, не получив для совершения платежа предварительно денежные средства под отчет в кассе, то не важно наличными средствами он это сделал или с помощью банковской карты.

  В данном случае банковская карта лишь означает, что платеж совершен за безналичный расчет, но все также от работника и в интересах компании. Авансовый отчет не оформляется, так как работник не получал деньги авансом.

  Если не получавший денежные средства под отчет сотрудник оплатил товар со своей кредитной карты, как отчитаться в финансовом отделе?  Сотрудник предоставляет в бухгалтерию заявление о возмещении потраченных средств и для оформления расходов прикладывает все документы, подтверждающие эти самые траты.

В заявлении работник вправе указать, каким способом он желает получить возмещение понесенных расходов: на банковскую карту, принадлежащую работнику, или наличными — в кассе. Если это вариант с зачислением денежных средств на личную или зарплатную банковскую карту сотрудника, то работник указывает реквизиты своей банковской карты в заявлении. 

Оплата банковской картой лица, не являющегося сотрудником предприятия

Законом допустим также вариант, когда сотрудником производится за товар или услугу оплата картой лица, не работающего в организации.  В этом случае к заявлению сотрудника на возмещение затрат прикладывается уведомление от лица, на чье имя оформлена карта, с которой осуществлялся платеж.

В этом уведомлении владелец карты поясняет, что не возражал против оплаты товара или услуги принадлежащей ему картой.  

Если платеж произведен с банковской карты супруги или супруга, работающего на предприятии сотрудника, осуществившего платеж, заявление с подтверждением согласия не потребуется.

Оплата расходов банковской картой. Авансовый отчет

Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется. В этом случае налоговики потребуют предъявить авансовый отчет на выданную сумму и оправдательные чеки, бланки, квитанции.

  Еще один вариант, разрешенный законом – это внесение подотчетной суммы бухгалтером компании на банковскую карту работника, которой сотрудник оплачивает, например, расходы по ГСМ. Если сотрудник расплачивается кредитной картой, а не дебетовой, то это не меняет алгоритма действий по оплате и сбору документации ни со стороны работника, ни с позиции компании, и законом тоже допускается.

Налоговики также не возражают против осуществления платежей за организацию сотрудником его кредитной картой, то есть можно оплатить товар кредитной картой сотрудника.

В случае, если денежные средства под отчет были выданы в бухгалтерии одному сотруднику, а оплата совершена банковской картой другого сотрудника этого же предприятия, то работником, который получил сумму под отчет, предоставляет в финансовый отдел авансовый отчет.

Оплата банковской картой другого сотрудника отражается в заявлении, приложенным к авансовому отчету подотчетного лица, в котором указывается, что оплата произведена с согласия владельца карты. 

Рекомендуется также к такому авансовому отчету приложить расписку от владельца карты о том, что он получил компенсацию за расходы по принадлежащей ему банковской карте от подотчетного лица в полном размере.

Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться

Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение? Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара.

Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи. Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности.

Законом определен срок – три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу.

  При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника. 

Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара. 

Как учесть в налоговом учете оплату с карты

Деньги, которые бухгалтер перечисляет на карты сотрудникам подотчет или на корпоративную карту, остаются деньгами компании. При получении оправдательной документации, подтверждающей правомерность учета таких расходов, бухгалтер учитывает затраты для уменьшения налогооблагаемой базы.

  НДФЛ в этом случае не начисляется, так как сотрудник не получает экономической выгоды, такие суммы, при зачислении на карту сотруднику, представляются задолженностью работника перед компанией.

После предоставления чеков, бланков, квитанций, подтверждающих расходы в пользу компании, расходы распределяются в затратах компании бухгалтером в соответствии со статьей расхода.

  Если сотрудник не предоставил необходимых подтверждений того, что деньги были потрачены в интересах компании, подотчетная сумма вычитается бухгалтером из заработной платы сотрудника с начислением на нее НДФЛ 13 процентов. Так как такие суммы принимаются в качестве экономической выгоды работника.

 

Например, при принятой в компании практики оплаты работникам мобильной связи за счет компании, сотрудник пополнил связь со своей банковской карты (проводки в бухгалтерском учете отражают расход на нужды компании и возмещение затрат работнику). Такую оплату бухгалтер учитывает, как расходы компании. Если же работник пополнил счет личного телефона, а политикой компании не предусмотрена компенсация мобильной связи, то эти расходы не будут учтены, как затраты компании.

Заключение

Чтобы избежать спорных ситуаций с проверяющим инспектором, руководителю организации надлежит подписать приказ, предусматривающий правила перечисления денежных средств на банковские карты работников, компенсаций платежей без выдачи денег подотчет и с перечислением авансов.

Рекомендуется регламентировать порядок об оплате товаров или услуг банковскими картами сотрудников и корпоративной картой организации.  Соответствующие указания надлежит зафиксировать и в учетной политике компании.

Сотрудники, которым разрешено руководителем расплачиваться личными банковскими картами и корпоративной картой, обязаны расписаться в документации о том, что они осведомлены о порядке оплаты товаров и услуг в интересах компании банковскими картами.

  Утвержденный список таких сотрудников надлежит прикрепить к приказу руководителя о правилах работы предприятия по расчетам банковскими картами. Сотрудники, совершившие платеж посредством личной банковской карты без получения аванса, вправе рассчитывать на возмещение.

Возмещение возможно, если понесенные расходы признаны руководителем, как нужды предприятия, и на затраты предоставлена подтверждающая документация в виде чека, бланка строгой отчётности, квитанции и т.п. Допускается оплата расходов в интересах компании с банковской карты лица, не оформленного в штате компании.

С 2013 года налоговики позволили бухгалтеру перечислять подотчетные деньги на зарплатные карты работникам. А вот перечисление заработной платы сотрудников на корпоративную карту запрещено.

Если при расходах на нужды компании произведена оплата банковской картой, подтверждающий документ предоставляется в обязательном порядке, независимо от того, товар или услуга были оплачены сотрудником и какой банковской картой это было сделано.

Если документация, подтверждающая правомерность расходов с помощью личной или корпоративной банковской карты не предоставлена, или не оформлена надлежащим образом, сотрудник обязан предоставить объяснительную записку, а сумма затрат возмещается из его зарплаты.    

Источник: http://NalogObzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/kak_kompanii_otrazit_v_nalogovom_uchete_pokupku_esli_ee_oplatil_sotrudnik_lichnoj_bankovskoj_kartoj/71-1-0-2233

Отчет по корпоративной карте: пример. Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте

Как в авансовом огтчете отразить перечисление с корпоративной карты

В последнее время расчеты по корпоративным картам стали обычным делом для большинства предприятий. Эти платежные инструменты удобны в обращении.

Бухучет по корпоративным картам довольно прост. У опытных бухгалтеров, как правило, не возникает никаких проблем при отражении операций. Сложности могут появиться при составлении отчета по корпоративной карте работником, которому она была выдана. Далее рассмотрим особенности отражения операций.

Общие сведения

Корпоративными картами называют банковские карты, денежные средства на которых принадлежат организации. С их помощью осуществляется оплата расходов, осуществляемых работниками в рамках их профессиональной деятельности.

Может осуществляться оплата корпоративной картой командировочных, хозяйственных, представительских затрат. Этот платежный инструмент не используется в личных целях сотрудника, зачисления на нее заработка, а также социальных выплат.

Виды

Существуют кредитные и расчетные (дебетовые) карты. С помощью последних оплата производится за счет средств, находящихся на р/с предприятия, или овердрафта.

По кредитным картам, соответственно, расчеты осуществляются за счет заемных средств, предоставленных банковской структурой.

Пополнение производится безналичным расчетом. Для этого в банковскую организацию направляется платежное поручение.

Расходуются средства только с использованием карты. Это может быть как обычные безналичные операции, так и выдача наличных.

На корпоративные карты не распространяются лимиты расчетов, установленных ЦБ для расчетов наличными. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.

Преимущества платежных инструментов

Можно отметить следующие достоинства использования корпоративных карт:

  • Контроль расходования средств работником. Во-первых, все операции будут отражены на счету предприятия. Во-вторых, формируется отчет по корпоративной карте, в котором отражаются все расходы, произведенные за конкретный период.
  • Возможность использовать средства в любое время. Доступ к деньгам на счете круглосуточный.
  • Оперативная блокировка карты в случае возникновения проблем.
  • Возможность использовать средства в заграничных командировках. Нет необходимости приобретать инвалюту при выезде за пределы РФ. При этом из России можно оперативно пополнить счет работника, находящегося за границей.
  • Существенная экономия времени при бронировании и оплате билетов, номеров в гостиницах.

Извещение ИФНС и фондов

Сведения об открытом счете должны быть направлены в ПФР, ВСС и налоговую службу. В настоящее время уведомление направляет сама банковская организация, обслуживающая р/с.

Извещение осуществляется в течение 7 дней (рабочих).

Важные нюансы

Корпоративные карты для юридических лиц выпускаются для конкретных работников предприятия, т. е. являются именными.

Отражение операций в бухучете по корпоративным картам осуществляется, как правило, на отдельном счете.

Счет в банке может открываться как в рублях, так и в инвалюте. При этом в первом случае открывать дополнительно валютный счет нет необходимости. Согласно Положению ЦБ № 266-П, оплата по корпоративной карте может осуществляться и в валюте, отличающейся от валюты счета. При получении, к примеру, долларов, система банка сконвертирует нужную сумму (переведет автоматически рубли в доллары).

Цели расходования

Нормативными актами установлен перечень операций, которые могут осуществляться в инвалюте с использованием корпоративной карты:

  • Получение наличной инвалюты за границей РФ для оплаты представительских, командировочных затрат.
  • Оплаты расходов (представительских/командировочных) в торговых/обслуживающих организациях в инвалюте за пределами России.

Другие операции считаются незаконными. Контроль соблюдения перечня осуществляется банковской структурой.

Локальный документ организации

На предприятии должен быть разработан акт, определяющий основные правила использования корпоративных карт. В этом документе необходимо установить:

  • Перечень операций и затрат, которые допускается совершать сотрудником.
  • Лимиты по расчетам.
  • Порядок предоставления отчета по корпоративной карте.
  • Сведения о недопустимости разглашения ПИН-кода сторонним лицам.
  • Срок, в который служащий обязан предоставить авансовый отчет по корпоративной карте. В этом же пункте целесообразно перечислить документы, которыми будут подтверждаться сведения.

Кроме того:

  • Приказом руководителя определяется круг сотрудников, имеющих право получить корпоративные карты.
  • Заключаются договора о материальной ответственности с соответствующими работниками.
  • Сотрудники-держатели карт должны быть ознакомлены с порядком использования карт под подпись.

Возврат и выдача платежных инструментов ведется в специальной учетной книге.

Особенности отражения

Бухгалтерский учет по расчетному счету ведется на предприятии на сч. 55. К нему открывается субсчет 55.4.

Если на счете предусмотрен неснижаемый остаток, целесообразно создать субсчета второго порядка: “Неснижаемый остаток” и “Платежный лимит”.

Если организация открыла несколько счетов (по каждой карте), то субсчет 55.4 создается по каждому из них. Если к одному р/с оформлено несколько карт разных работников, которые осуществляют платежи в рамках общего лимита, необходимость вести аналитический учет в разрезе держателей определяется предприятием самостоятельно.

В тех случаях, когда к единственному расчетному счету привязана корпоративная карта, целесообразно создать субсчет к сч. 51 или 52.

Учет операций

Правила отражения операций для удобства представлены в таблице:

ДбКдНазначениеПодтверждение
55.451Перечисление суммы платежного лимита и неснижаемого остатка (в руб.) с р/с предприятия на карточный счет (рублевый)Платежное поручение, банковская выписка.
55.452Перечисление платежного лимита и неснижаемого остатка в инвалюте с валютного счета на корпоративный.Платежный документ, банковская выписка.
55.467,66Поступление кредитных средств на счет карт на дату разового зачисления, если с банковской структурой заключен соответствующий договорОрдер банка, банковская выписка.
55.466Поступление кредитных средств на карточный счет в день оплаты кредитными средствами банковской организации в случае отсутствия собственных денег предприятия, если с банком подписан договор овердрафтаБанковская выписка, ордер.
91.251, 52Оплата банковских комиссий за оформление, выпуск, обслуживание картыБанковская выписка, бухгалтерская справка.
91.266Начисление процентов по кредиту, предоставленному по корпоративной картеБанковская выписка, бухгалтерская выписка.
6651,52Перечисление средств в счет погашения кредита или процентов по займу, полученному в связи с использованием картыПлатежное поручение (документ), банковская выписка.

Для отражения пополнения корпоративной карты в “1С” используется документ “Списание с р/с”. Он находится в разделе “Банк и касса”.

Учет расчетов

Существует два варианта отражения операций: упрощенный и академический. Их особенности показаны в таблицах.

Упрощенный способ
ДбКдНазначениеПодтверждение
7155.4Отражение сумм оплаченных картой работ, услуг, товаров, а также наличных, снятых с карты в разрезе держателей (подотчетных сотрудников) на дату, указанную в банковской выпискеБанковская выписка с приложением расшифровки по корпоративным картам.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 и пр.71Отражение оплаченных материалов, работ, услуг, в соответствии с авансовым отчетом, предъявленным сотрудником с приложением подтверждающих документов, на дату предоставления отчета.Счета, билеты, квитанции, чеки, оригиналы слипов, чеков банкоматов и пр.
Академический вариант
ДбКдНазначениеПодтверждение
10, 20, 26, 44 и пр.71Отражение материалов, работ, услуг, оплаченных корпоративной картой, в соответствии с отчетом с подтверждающей документацией на дату его предоставленияБилеты, чеки, оригиналы слипов, чеков терминалов и пр.
7157Отражение операции, совершенной по карте, но не учтенной по счету в банкеБухгалтерская справка.
5755.4Отражение суммы оплаченных товаров, работ, услуг, наличности, снятой с карты, в разрезе подотчетных лиц в день отражения их по банковской выпискеВыписка банка с расшифровкой по картам.

Если дата отчета по корпоративной карте совпадает с днем отражения операции в выписке банка, проводки осуществляются по первому варианту.

Дополнительно для обоих вариантов следует учесть суммы ущерба:

ДбКдНазначениеПодтверждение
73.255.4Отражение размера материального ущерба, возникшего вследствие непредъявления сотрудником подтверждающих документов либо в связи с использованием средств карты на личные нуждыБанковская выписка, бухгалтерская справка.
50, 7073.2Компенсация вреда сотрудником через кассу предприятия или вычетом из заработкаБухгалтерская справка, приходный ордер.

Отчет по корпоративной карте: пример

Сотрудник, получивший средства под отчет, должен предоставить документ, в котором расписаны все произведенные затраты. К нему прилагаются подтверждающие бумаги. Соответствующие предписания установлены в Порядке, утвержденном указанием ЦБ.

Приказом Госкомстата от 2001 г. утверждена типовая форма отчета АО-1.

В бланке, однако, отсутствуют строки, в которых можно отразить операции по корпоративным картам. Исправить ситуацию можно, двумя способами:

  • Дополнить типовую форму. Как установлено в Порядке, организация вправе вносить в унифицированную форму дополнительные строки.
  • Разработать бланк самостоятельно. Унифицированные формы с 01.01.2013 г. не считаются обязательными для предприятий. Соответствующее положение вытекает из ФЗ №402.

Рассмотрим пример. Сотруднику была выдана корпоративная карта Сбербанка, на которой доступно 50 тыс. руб. Ему было поручено купить многофункциональное устройство, стоимость которого 110 тыс. руб. В соответствии с платежным поручением, на карту было перечислено 65 тыс. руб. После приобретения устройства в остатке оказалось 5 000 руб.

Бухгалтер предприятия дополняет типовую форму отчета несколькими строками. В первую очередь, предусматриваются графы для отражения сумм средств на дату начала пользования картой:

  • “Остаток по карте”. Эта строка заполняется, если работник платежный инструмент не сдавал.
  • “Выдача карты №…”. В этой строке указываются сведения, если платежный инструмент выдан перед исполнением задания.

Остаток по карте признается по условиям примера равным 0, так как сотруднику карту выдали перед выполнением поручения. В строке “Выдана карта” указывается ее номер и доступная сумма.

Для отражения пополнения средств в отчет добавлена графа “Платежное поручение”. Здесь указывается дата, номер документа.

В строке “Итого” должна содержаться сумма остатка по выданной карте и размер дополнительного перечисления. По условиям примера, общий итог 115 тыс. руб.

На обратной стороне отчета должны быть перечислены документы, которыми сотрудник подтверждает произведенные траты. Работник должен указать дату расходов и сумму.

Снятие наличности

При разработке формы отчета необходимо предусмотреть ситуацию, когда у работника не будет возможности расплатиться за услуги или товары безналичным расчетом. Соответственно, сотруднику придется обналичить требуемую сумму.

Для отражения таких операций добавляются следующие строки:

  • “Снято с карты”.
  • “Израсходовано наличности”.
  • “Внесено на карту через терминал”.
  • “Остаток наличности”.

Все операции со средствами отражаются на лицевой части отчета.

Расписка о получении документа

Подотчетный работник должен предоставить отчет бухгалтеру или руководителю предприятия. После этого документ проверяется, затем утверждается директором организации.

Товары, услуги, приобретенные сотрудником, приходуются. Работник получает расписку о принятии отчета – нижнюю часть бланка. Если в форме, разработанной предприятием, она не предусмотрена, расписка составляется в произвольном виде.

Утверждение бланка

По общим правилам, утвердить форму, разработанную предприятием самостоятельно, должен руководитель. Такое предписание устанавливается в ФЗ № 402. Это же требование действует и в случае, если организация использует унифицированную форму.

Обычно образцы бланков первичных документов приводятся в приложениях к приказу об утверждении учетной политики.

Открытие счета

Для создания счета с корпоративными картами от предприятия потребуются в первую очередь документы, необходимые для открытия обычного р/с. Кроме этого, необходимо написать заявление, форма которого предоставляется банком.

Оно пишется на каждого сотрудника-держателя карты. Также прилагаются документы, по которым соответствующие работники идентифицируются. Речь, в частности, о паспорте, а также документах, подтверждающих трудовые правоотношения с предприятием (копия договора).

Банк может затребовать и иные бумаги при необходимости.

Источник: https://FB.ru/article/342560/otchet-po-korporativnoy-karte-primer-buhgalterskiy-uchet-po-korporativnoy-bankovskoy-karte

Помощник бухгалтера в 1С

Как в авансовом огтчете отразить перечисление с корпоративной карты

В этом уроке мы рассмотрим отражение в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) операций с корпоративными картами.

Корпоративной называется банковская карта, привязанная к карточному счёту организации.

Обычно организация заводит специальный карточный счёт в банке и привязывает к этому счёту нужное количество банковских карт, которые называются корпоративными.

На этот карточный счёт организация переводит средства со своего основного расчётного счёта, а сотрудники организации, которым выданы корпоративные карты, снимают деньги с этих карт себе под отчёт.

Затем сотрудники отчитываются о расходовании средств снятых по корпоративным картам при помощи авансовых отчётов.

Плюсы корпоративных карт очевидны:

  •  сокращаются расходы и время  на выдачу денежных средств под отчёт
  • снижается риск потери наличных денежных средств
  • появляется возможность снимать средства с карты в нужной валюте (незаменимая вещь при заграничных командировках)
  • появляется контроль за расходованием средств онлайн (например, при помощи мобильного приложения)
  • появляется возможность устанавливать лимиты как для карточного счёта в целом, так и для корпоративных карт в частности
  • появляется возможность совершать покупки в интернете

Требования при работе с корпоративными картами:

  • средства, снятые с карт не могут быть использованы для расчётов с сотрудником по оплате труда и вообще для каких-либо выплат социального характера
  • с банком заключается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, к которому прилагается список сотрудников, которые будут пользоваться этими картами

 При этом, как поправила меня одна из читательниц, возможно снятие наличных по корпоративной карте с их внесением в кассу для выдачи заработной платы. 

Напоминаю, что это урок и вы можете смело повторять мои действия в своей базе (лучше копии или учебной), главное чтобы версия базы была 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Для работы с карточным счётом в бухгалтерии используется счёт 55 “Специальные счета в банках”.

Дт 55.04 Кт 51 Перевели деньги с основного расчётного счёта на карточный.Дт 71 “Иванов” Кт 55.04 Сотрудник Иванов снял деньги по корпоративной карте под отчёт.Дт 91.02 Кт 55.04 Комиссия банка за снятие наличных.Дт 20 Кт 71 “Иванов” Сотрудник Иванов отчитался об использовании денежных средств.

Посмотрим теперь эти же операции в “тройке” (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0).

Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников

Перевод денежных средств с основного расчётного счёта организации на карточный оформляется обычным списанием с расчетного счета.

Заходим в раздел “Банк и касса” пункт “Банковские выписки”:

Создаём документ “Списание с расчетного счета”:

Указываем вид операции “Перевод на другой счет организации”, наш карточный счёт и бухгалтерский счет 55.04.

Проводим документ:

Сотрудники снимают деньги с корпоративных карт, привязанных к карточному счёту организации

Снятия денег сотрудником через корпоративную карту отображается тем же документом списания с расчетного счета.

Указываем вид операции “Перечисление подотчетному лицу”; в качестве счета указываем 55.04 и наш карточный счет; в качестве получателя (подотчетного лица) выступает держатель карты:

Проводим документ:

Банк взимает комиссию за снятие наличных по корпоративной карте

В момент снятия сотрудником наличных по корпоративной карте банк удержит комиссию. Эта комиссия также оформляется документом списания с расчётного счёта:

Проводим документ:

Сотрудник отчитывается за потраченные деньги, снятые по корпоративной карте

И, наконец, снявший под отчет деньги сотрудник обязан по ним отчитаться – приложить оправдательные документы.

В бухгалтерии эта операция отражается документом “Авансовый отчет”.

Заходим в раздел “Банк и касса” пункт “Авансовые отчеты”:

Создаём новый документ:

Проводим его:

Вот так легко и просто можно работать с корпоративными картами в 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

Дополнения от читателей

Бухгалтер Ольга Климова поделилась ценными дополнениями к статье – я с удовольствием публикую их для всех читателей.

В очень небольших организациях корпоративная именная карта может открываться прямо к основному расчетному счету. Сбербанк, например, активно практикует это для микропредприятий. И тогда учет ведется без использования счета 55 и “Списания с расчетного счета”. Сотрудник просто обналичивает деньги через банкомат или расплачивается карточкой: Дт 71 Кт 51.

Цитата из статьи: “… Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников … Создаём документ 'Списание с расчетного счета' …”.

Удобнее всё-таки создать сначала 'Платежное поручение', выгрузить его в банк и тем самым осуществить реальный перевод денег, а не только проведение в 1с.

А уже потом на основании него сделать 'Списание с расчетного счета'.

 К сожалению, далеко не все бухгалтеры-операторы четко понимают разницу между 'Платежным поручением' и 'Списанием с расчетного счета', и зачем вообще всё это нужно.

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Источник: https://helpme1c.ru/uchimsya-rabotat-s-korporativnymi-kartami-1sbuxgalteriya-8-3-redakciya-3-0

Адвокатская помощь
Добавить комментарий